هل تشعر بالقلق كلما فتحت صندوق بريدك الإلكتروني، لأنك قد تجده مكتظاً بآلاف الرسائل الالكترونية؟
يمن مونيتور/العربي الجديد
هل تشعر بالقلق كلما فتحت صندوق بريدك الإلكتروني، لأنك قد تجده مكتظاً بآلاف الرسائل الالكترونية؟
يواجه الكثير منا هذه المشكلة في الحقيقة، وخاصة من يعتمد عملهم على تلقي وإرسال الكثير من الرسائل الإلكترونية يوميًا، وعندما تكتظ علبة البريد الوارد، تصبح مسألة العثور على الرسائل الأكثر أهمية غاية في الصعوبة، إلا أن الأمر لا يقتصر على هذا، بل قد يدهشك أنه قد يسبب آثارًا سلبية على المستوى الصحي، فهل تبحث عن حلول؟
الرسائل الالكترونية المتراكمة تضر بالصحة!
أكد كاري كوبر، أستاذ علم النفس التنظيمي بجامعة مانشستر، أن علبة البريد الإلكتروني المكتظة، لا تغدو غير فعالة مع الوقت فقط، بل قد تسبب مشاكل صحية، إذ وجد في بحث له أن ارتفاع معدل الرسائل الإلكترونية الواردة المتراكمة، يرتبط بارتفاع الضغط النفسي الناتج عن العمل، وفقًا لموقع “بي بي سي”.
وقال كوبر: “تكمن المشكلة في عدم وجود إرشادات واضحة، حول الاستخدام الأمثل للبريد الإلكتروني، وما الذي يجب أن نتجنبه فيما يتعلق به”، وأضاف: “من الأمور السلبية على سبيل المثال، إرسال نسخة من الرسائل الإلكترونية لأشخاص ليسوا معنيين بشكل تام بمحتواها في العمل، أو إرسال المدراء التنفيذيين رسائل لمرؤوسيهم خارج ساعات العمل”.
كما أوضح كوبر أنه ما من فائدة في إرسال رسالة إلكترونية لشخص ما يوم الجمعة، تفيد في أنه لا يتعين عليه التعامل مع أحد الأشياء حتى يوم الإثنين، لأنه سيقلق بشأنه ويؤدي ما يوجبه قبل الموعد المحدد، وأكد أن البريد الإلكتروني على الرغم من سلبياته، إلا أنه ضروري، لأنه طريقة رائعة لإرسال البيانات، والبقاء على اتصال مع الناس، وخاصة البعيدين منهم.
استراحات قسرية من الرسائل:
حاولت فرنسا حل مشكلة الرسائل الإلكترونية المتراكمة، بإصدار قانون عام 2017، يلزم الشركات بوضع خطة لضمان حصول الموظفين على استراحات من الرسائل الالكترونية المكتبية، وهذا ما أدى إلى تغريم الفرع الفرنسي لشركة Rentokil Initial، بمبلغ 60 ألف يورو تعويضًا لموظف، جراء انتهاكها هذا القانون عام 2018.
ولا توجد قوانين مشابهة في المملكة المتحدة، لكن بعض الشركات اتخذت إجراءات بهذا الخصوص على أية حال، مثل شركة Platypus Digital، التي تدير حملات لجمع تبرعات للمؤسسات الخيرية، إذ منعت استخدام رسائل البريد الإلكتروني الداخلي، وفرضت التبرع بمبلغ 5 جنيهات إسترلينية على كل موظف ينسى ذلك، وبدلًا من ذلك يستخدم موظفوها خدمة مراسلة وبرنامج مستندات من “غوغل”، ونظام إدارة مشاريع من “أسانا”.
صندوق البريد الفارغ:
وجدت كلير غودسون، المديرة التنفيذية في شركة محاماة Aosphere بنيويورك، أن الحل الأمثل لجميع مشاكل صندوق البريد الالكتروني الوارد، هي في إبقائه فارغًا، وهي تواظب على هذا الأمر منذ 6 أشهر، وتتمثل فكرتها في إدارة صندوق البريد الوارد بدقة وبشكل مستمر ومتتابع.
وأكدت غودسون أن فكرتها مرضية بشكل كبير كأسلوب عمل، وتجعلها تشعر أنها أكثر كفاءة وأخف نفسيًا، وهي تعتمد على التحقق وفرز أو حذف كل رسالة إلكترونية واردة، وعلى الرغم من أنها تبدو صعبة التطبيق وتحتاج شخصًا غير مشغول، إلا أن غودسون قالت: “كلما كنت أكثر انشغالًا، عليك أن تكون أكثر صرامة وتنظيمًا”.
حلول أكثر واقعية:
قد تكون فكرة “صندوق البريد الفارغ” غير قابلة للتطبيق، بالنسبة للكثير من الموظفين في المكاتب، وهذا ما دفع شركة Slack الأميركية لإطلاق خدمة تواصل جديدة عام 2014، تعتمد على صناديق البريد الجماعية بدلًا من الفردية، وتستخدمها اليوم أكثر من 600 ألف شركة حول العالم.
وخسرت Slack حوالي 420 مليون دولار خلال 3 سنوات، إلا أن خططها على الرغم من ذلك مستمرة، وهي تنافس شركات أخرى أطلقت خدمات مشابهة، مثل “مايكروسوفت” و”فيسبوك”.
افرض سياستك الشخصية:
حاول الكثيرون إيجاد بدائل للبريد الإلكتروني، إلا أنه على الرغم من ذلك ما زال أفضل طريقة للتواصل مع أشخاص خارج مؤسستك، ولكن الحيلة التي ابتكرها مات كولينز، مدير شركة Rentokil Initial، قد تكون حلًا لتحسين وضع استخدامك للبريد الالكتروني.
وأوضح كولينز أنه صارم في كيفية استخدام البريد الإلكتروني، إذ يرفق مستندًا يوضح “سياسته الشخصية” مع كل رسائله الصادرة، ويطالب فيها من يود التواصل معه أن يرسل رسائل مختصرة، وألا يتوقع ردًا سريعًا ما لم يكن عميلًا حاليًا، وأشار إلى أن هذه الفكرة ساعدته في تجنب تراكم الرسائل في صندوق بريده، وفي تحرير نفسه من الشعور بالذنب والقلق.
